Retrospectivas: Mirar al pasado para mejorar el futuro

Las retrospectivas son un oasis en el tiempo para conectar, reflexionar y ver cómo podemos mejorar como equipo.

TL;DR

He hecho muchas retrospectivas durante mi carrera profesional, y si se hacen bien, pueden ser momentos de transformación para los equipos de producto.

Se pueden hacer muchos tipos de retrospectivas, y con diferentes rangos de tiempo.

La realidad es que las retrospectivas son una herramienta esencial para reflexionar sobre el trabajo hecho, y además permiten identificar áreas de mejora y planificar acciones para mejorar la forma de trabajar del equipo. 

A continuación, explicaré en detalle el objetivo y los beneficios de las retrospectivas en productos digitales, daré ejemplos de tipos de retrospectivas que se pueden llevar a cabo, algunas de las retrospectivas más divertidas que puedes hacer, y acabaré compartiendo cómo yo preparo las retrospectivas. 

Objetivo y beneficios de las Retrospectivas

El objetivo principal de una retrospectiva es que las personas del equipo pasen de un modo “ejecución y entrega” a un modo “reflexión e introspección”.

La retrospectiva es un espacio para parar, mirar al pasado, y de esta forma celebrar las cosas que se han hecho bien, analizar las cosas que se podrían mejorar, y por último definir un plan de acción para que la reflexión se convierta en un plan de acción que mejore.

Aquí os dejo algunos de los beneficios que seguro obtendréis si lleváis a cabo retrospectvas: 

• Mejora Continua: Las retrospectivas fomentan una cultura de mejora continua te permiten identificar problemas y obstáculos para luego, en equipo, ver formas de poder solucionar dichos problemas.

• Entender diferentes puntos de vista: Las retrospectivas también facilitan el aprendizaje ya que todos van a poder escuchar diferentes puntos de vista del mismo problema. Esto genera empatía y poder entender mejor cómo ven los problemas otras personas en el equipo, y qué es lo que tienen que lidiar en su día a día.

• Alineación del Equipo: Las retrospectivas también ayudan a alinear al equipo en torno a objetivos comunes, mejorando la comunicación y la colaboración de las personas.

• Transparencia y vulnerabilidad: Las retrospectivas, al igual que las sesiones de coaching, buscan crear un espacio en donde la gente pueda expresar de forma libre lo que les preocupa y, de forma transparente y abierta, buscar soluciones al problema planteado.

• Compañerismo: Tener un espacio en donde se puede hablar y compartir, en donde se puede reflexionar y entender qué ha pasado, en donde el tiempo se usa para poder celebrar lo conseguido y mirar cómo mejorar, genera una sensación de unidad y compañerismo que crea más unión en los equipos.

Tipos de Retrospectivas

Retrospectiva Clásica

Es la retrospectiva estándar es la que se suele implementar en la metodología de Scrum. En esta retrospectiva el equipo revisa lo que pasó en el último sprint. 

En general se busca ver qué funcionó, qué no funcionó y luego se plantean acciones a llevar a cabo antes de la siguiente retrospectiva..

Retrospectiva del roadmap de producto

Esta retrospectiva se centra en entender qué ha pasado en los últimos 3 meses a nivel de discovery y delivery de producto, y después de este análisis, definir de forma honesta si se cumplió lo que se prometió en el Q anterior.

Esta retrospectiva se suele atar con la estrategia del producto en conjunto, y también se suelen añadir métricas de producto para entender cómo están funcionando los productos que se han lanzado al mercado en los últimos 3 o 6 meses (1 o 2 cuartos)

Retrospectiva de timeline

Si tu equipo no hace retrospectivas en cada sprint, esta retrospectiva es genial a la hora de poder tener la perspectiva sobre lo que se ha entregado en varios sprints.

En esta retrospectiva lo que se hace es añadir unos cuantos sprints para la retrospectiva y se van mapeando las historias que se han sacado en cada sprint.

Una vez hecho esto, se van poniendo post it en cada sprint, o post-it generales del cuarto, en donde se ve lo bueno, malo y acciones. 

De esta forma se mapean desarrollos por sprint con funcionalidades que se están desarrollando durante varios sprints, lo que permite tener una perspectiva más clara de lo que se ha estado trabajando durante un tiempo.

Retrospectiva de entrega de iniciativa

Otra gran retrospectiva es cuando finalmente se cierra una iniciativa porque todos los desarrollos están completados.

En este momento es muy bueno hacer una retrospectiva para poder analizar que se podría haber hecho mejor en el proceso, y de esta forma mejorar la forma de gestionar iniciativas a nivel de procesos.

Podríamos llamar a esta retrospectiva un “post mortem” de iniciativa, en donde realmente se miran los gaps que han habido, y se hace todo lo posible para tapar esos gaps para la siguiente iniciativa que se saque. 

Y también se puede hacer una retrospectiva 3 meses después del lanzamiento para ver si la promesa de métricas que se hizo inicialmente se está cumpliendo o no.

Dos retrospectivas mágicas

Estas 2 retrospectivas me parecen mágicas, y las dos no son inventos míos, sino que he hecho como los mejores artistas, las he copiado de otras personas y equipos en los que he trabajado.

Me gustan porque, de forma muy sutil y divertida, permiten que las personas del equipo se abran y puedan compartir de forma honesta y sincera lo que verdaderamente piensan sobre cómo el problema que se está intentando resolver con la retrospectiva.

Las 2 veces que he hecho esta retrospectiva ha sido en retrospectivas “clásicas” (esto es, retrospectivas de fin de sprint), pero creo que también podrían aplicar a retrospectivas con otros objetivos.

Retrospectiva “Dixit”

Dixit es un juego de cartas en donde las personas cogen una carta y dicen una palabra o hacen un ruido, y la gente tiene que adivinar qué carta se asocia a lo que dice el jugador. 

El caso es que estas cartas tienen mucho de pensamiento inconsciente, y sirven para que las personas del equipo puedan coger una carta, y de forma alegórica, relacionen lo que dice la carta con cómo se sienten con el tema que se está discutiendo. 

El ejercicio es muy divertido, y hace que la gente se abra mucho y comparta. 

Retrospectiva “contruyendo con Lego”

Otra forma de hacer la retrospectiva divertida es llevar una gran caja de legos a la oficina, y que la gente haga formas que expresen cómo se sienten con lo que se discuta en la retrospectiva. 

Al igual que en la propuesta anterior, el ejercicio se hace muy ameno y las personas, sin darse cuenta de forma consciente, comparten cómo se sienten y qué es lo que les está pasando por la cabeza en relación al tema que se está hablando en la retrospectiva.

Preparación y seguimiento de retrospectiva

Es muy importante que alguien diseñe y lidere la retrospectiva. Yo no tengo la fórmula mágica para hacer esto.

En el último año he tenido la suerte y el privilegio de diseñar y liderar retrospectiovas.

Os comparto a continuación cómo lo hago yo, en un intento de que sirva a las personas que leeis este artículo.

Estos son algunos consejos prácticos para que tu retrospectiva sea un éxito: 

• Define en un documento los tiempos y compártelos antes de la reunión

• Prepara todo el material que vayas a necesitar si haces la retro presencial

• En general da unos minutos iniciales para poder explicar cómo funcionará la retrospectiva así como los hitos más importantes de la misma 

• Da un tiempo razonable para para poder arrancar la retrospectiva 

• Pon una o dos pausas para que el equipo pueda despejarse y reflexionar sobre lo que se ha hablado

• Prioriza y documenta los acuerdos y acciones que hayáis decidido como equipo 

Uno de los puntos que más se suele fallar en las retrospectivas es el seguimiento de las acciones que se comprometieron.   

Si puedes automatizar en tu herramienta de comunicación (teams o slack) una notificación semanal esto ayuda a que ésta haga de pepito grillo para el equipo para que las acciones no se queden en papel mojado. 

Conclusion

Las retrospectivas son una herramienta poderosa para dar espacio para celebrar, reflexionar y aprender  al equipo de desarrollo, para luego buscar la mejor solución y acciones para los retos que el propio equipo ha encontrado.

Diferentes tipos de retrospectivas permiten analizar diferentes ángulos de mejora para el equipo, y es el propio equipo quien debería definir qué retrospectivas son las apropiadas para mejorar la forma de trabajar en equipo. 

Es importante poner en práctica las acciones y poner recordatorios para que no se nos olviden los compromisos adquiridos antes de la siguiente retrospectiva.