Por que necesitas documentar el ciclo de creación de producto
Sin un cuaderno de bitácora en donde se explique de principio a fin cómo se hace producto digital hay muchas posibilidades de perder el norte. Ahora veremos porqué.
TL;DR
La primera vez que ví esta frase fue en el libro MAKE.
Las letras “TL;DR” signigican “Too Long, Don’t Read”.
Este post es bastante largo, así que te dejo aquí un resumen, y si te parece interesante, puedes leer este artículo hasta el final.
Es extremadamente importante documentar cómo creas producto digital y que heramientas usas en la creación de dicho producto digital porque esto da transparencia, claridad, espacio para aprender y genera responsabilidad en las personas que crean dicho producto.
Con este documento cualquier persona debería poder abrir un desarrollo en el que se está trabajando o se ha trabado, y encontrar toda la información relevante de dicho desarrollo.
Si tienes este documento, podrás actualizarlo con las nuevas prácticas y rituales que vayas introduciendo en la creación de producto.
Si no tienes este documento, quizás todo funcione cuando la empresa sea pequeña, pero si creces la gente empezará a no tener referencia del proceso de creación de producto, improvisará, y seguramente empezarán a haber problemas.
Cómo descubrí la importancia de explicar cómo se hace producto
Uno de los momentos más felices de mi carrera profesional fue trabajar como Head of Product en Careershifters.
Para dar contexto, todo el mundo en Careershifters trabajaba en remoto.
Es por eso que Richard, el fundador de Careershifters, creó un documento que se llama “Cómo trabajamos en Careershifters”.
El documento era muy detallado y explicaba la misión y visión de la compañia, la estrategia a alto nivel, los diferentes departamentos (que al final eran siempre las mismos 5 personas que trabajábamos en Careershifters) y las herramientas que usaba la empresa en ese momento para trabajar.
Algo que me sorprendió fue la forma de hacer producto en Careershifters.
Richard mandaba un mail a los desarrolladores, y usaba una herramienta de moqueado, y cuando le decian que estaba acabado, pues se ponía en producción.
¡Un mundo de posibilidades para transformar la forma de hacer producto se abrió ante mis ojos!
De repente vi que muchas de las cosas que había abrendido en General Assembly y en las charlas de Product Tank Londres a las que solía ir se podrían por fin hacer realidad.
Así que abrí un documento en blanco de Google Docs y me puse a escribir.
Mientras escribía este documento entré como en trance, y al acabar, miré y pude ver cómo había definido la forma en que se creaba producto en Careershifters de principio a fin.
Y después de plasmar en este documento todo lo que sabía de producto (siempre adaptándolo a la forma de trabajo y negocio en Careershifters) me junté con Richard y se lo presenté.
Él me dió muy buen feedback y después de un par de iteraciones se lo presentamos a todo el equipo.
Es importante decir que un documento explicando como se hace producto no tiene nada de valor si no lo pones en uso y tampoco tiene valor si sólo lo conoce el autor de dicho documento y el founder de la empresa.
Así que el primer paso fue presentar esta metodología a todo el equipo y luego empezar a usarla en el primer gran proyecto que lideré en Careershifters.
El proyecto era convertir un taller 100% presencial en Londres, a uno taller 100% remoto para cualquier persona en el Reino Unido.
Y lo que empezó a pasar es que con cada iteración en la evolución de productos existentes o la creación de nuevos productos el documento de creación de producto también iba cambiando y evolucionando.
Cada cierto tiempo iba añadiendo ejemplos prácticos basados en desarrollos y experimentos que estábamos haciendo en la empresa, y también adaptaciones en base a ver qué funcionaba y que no funcionaba.
Seguramente si hoy mirase al control de cambios del documento y mirase a la primera versión me avergonzaría de esa primera propuesta.
Pero esto es precisamente lo bonito de este documento, que siempre debe evolucionar y comentar las nuevas herramientas y procesos que vayas añadiendo (o eliminando) a tu proceso de creación de producto.
Es precisamente de esta forma la que empiezas a hacer un stack de producto que irá evolucionando contigo, con tu equipo de producto y con tu empresa.
Lo que me enamoraba de Careershifters y de Richard es que era rara la vez que me decía “no” a probar nuevas herramientas y productos.
De ahí salió probar Aha! como primera herramienta pura de producto, así como Pivotal Tracker como primera herramienta para hacer gestión de los desarrollos o Geckoboard para ver las métricas piratas de Careershifters.
Pero el punto no son las herramientas que usas, sino más bien el trabajo de poner blanco sobre negro el proceso de creación de producto desde que nace la idea hasta que lleva al mercado y se mide su éxito o fracaso.
Cómo estructurar el documento
Este documento puede estructurarse de muchas maneras y hacerlo lo más genérico o lo más detallado que quieras.
Lo que si es importante es que tu documento refleje el ciclo de desarrollo producto que se siga en tu empresa.
El ciclo que yo propuse en Careershifters fue el clásico ciclo de design thinking combinado con lean development: descubrir → desarrollar → aprender
La distincción que a mi particularmente me gusta hacer es la distincción entre medir y analizar (y como imaginarás esto también se comentaba en el documento de creación de producto).
Parece que Medir y Analizar es lo mismo, pero a veces con el día a día se nos olvida sacar el tiempo para realmente mirar a los datos, medir el impacto real del producto o funcionalidad que hemos desarrollado.
Esto nos lleva a veces a saltarnos el ánalisis, o hacer un análisis tan superficial que no aprendemos nada del trabajo hecho.
Quien es el responsable de crear y actualizar este documento
En general, si el founder de una empresa ha hecho producto en su vida pasada y no hay ningún product manager, él será el encargado de este documento.
Seguramente él estará lidiando con muchas cosas a la vez y no tendrá tiempo de redactarlo o actualizarlo, así que por delegación de responsabilidad le tocaría al primer PM que haya contratado la empresa.
Cuando la empresa ha crecido lo suficiente y tiene más de un PM, entonces esta responsabilidad recae sobre la persona que lidere el equipo de producto, que usualmente es el Head of Product o CPO, y él a su vez se apoya y pide feedback a todo el equipo de producto.
Que podrás conseguir si documentas el proceso de creación de producto
Aquí pongo las principales ventajas que he vivido yo con este documento, ya sea en mi propia definición de creación de producto, o cuando he entrado en empresas y equipos que ya tenían un documento que definía cómo de desarrolla producto digital.
Transparencia: Todo el mundo en la organización sabrá cómo se hace producto en tu empresa por lo que no habrá procesos misteriosos o decisiones unilaterales.
Si alguien de negocio viene metiendo prisa, puedes decir en que parte del ciclo estás, cuanto tiempo aproximadamente llevará completar ese ciclo y cuando podría estar la funcionalidad que solicitan en producción.
Si alguien se salta el proceso, puedes apuntar al documento para explicar qué paso se ha saltado y porqué es importante ese paso.
El equipo de producto puede opinar y dar feedback: Este documento hace que todas las piezas del flujo de creación de producto encajen (o al menos esa es su intención).
La realidad es que si te lanzas a la piscina y te animas a hacer este documento, o si en tu empresa tienen este documento, verás que a veces tiene agujeros e inconsistencias.
Esto quizás parezca que es malo, pero en realidad es bueno. Y es bueno porque permite que se agujero o inconsistencia salga a la luz y se pueda remediar.
Si das a tu equipo la posibilidad de opinar, y alguna de las propuestas se integra en el flujo de creación de producto, entonces el equipo también sentirá que también ellos son dueños del proceso de creación de producto.
Permite una evolución conciente del proceso de producto: El mundo de producto nunca para y siempre salen nuevas herramientas, nueva tecnología y nuevas ideas y propuestas sobre cómo hacer producto digital. Todas estas ideas nos inspiran y deseamos implementarlas lo antes posible, pero sin contexto y un orden, puede que rompan tus procesos de creación de producto.
Por eso es tan bueno este documento, porque permite integrar al proceso de producto nuevas formas de trabajar, pero desde una forma consciente sobre cómo y donde encajarían las nuevas técnicas que queremos desarrollar.
También permite evaluar durante un periodo de tiempo (usualmente uno o varios Qs) si la nueva metodología tiene sentido y encaja en el proceso global de producto.
Un ejemplo podría ser la integración del uso de AI en el proceso de creación de producto.
¿Hay algún departamente que trabaje con AI o los equipos lo integrarán de manera independe?
¿En que momento del flujo de producto se integra AI?
¿Cómo se integra el desarrollo y entrenamiento de AI en el flujo de producto?
¿Cómo podemos mejorar estos procesos en el tiempo para hacerlos más robustos?
Todas estas preguntas se tendrían que responder en el documento de creación de producto y se tendrían presentar al equipo de forma continuada para que este proceso se vaya integrando en el flujo de trabajo del equipo.
Y se tiene que pedir feedback porque a veces, como hemos dicho antes, puede que haya gaps no identificados en el proceso que haya que mejorar.
Da contexto y trazabilidad: Cualquier desarrollador que esté trabajando en un desarrollo puede preguntar en cualquier momento la siguiente pregunta: ¿Porqué estamos trabajando en esto?
El documento de creación de producto definirá cómo se desarrolla producto digital, y el desarrollador debería de poder mirar en todas las plataformas que se han usado para definir la funcionalidad y poder ver diseños, métricas que apoyaron la decisión de desarrollo, iniciativa que apoya los objetivos estratégicos de la compañia así como las expectativas de los resultados que generará este desarrollo.
Espacio para reflexionar y analizar: Muchas veces el día a día nos come vivos, y no hay espacio para evaluar si el flujo de creación de producto es correcto.
Tener este documento permite reflexionar sobre todos los procesos y herramientas que estamos usando en producto, y ver si se pueden adaptar o mejorar.
Esto se tiene que hacer de forma muy cuidadosa porque los cambios siempre llevan un tiempo de adaptación y hacer demasiados cambios en poco tiempo puede llevar al caos.
Muy práctico para el proceso de onboarding: Las personas nuevas que entran en la empresa y tienen que trabajar dentro del proceso de creación de producto digital podrán entender el proceso de principio a fin.
También este es un buen momento para que las nuevas personas que entran en la empresa presenten sus dudas, ya que quizás son puntos ciegos del proceso que nadie antes haya visto.
También es normal usar muchas herramientas para la creación de producto, por lo que en este momento los nuevos empleados en la empresa podrán saber qué herramientas se usan y empezar a aprender su uso dentro del contexto del flujo de producto.
Por último, será un sitio de referencia al que poder ir si en algún momento no entienden alguna parte del proceso, e incluso podrán dar sugerencias para que el documento sea más claro para nuevas personas que se incorporen en el futuro.
Conclusiones
Muchas veces pensamos que “no hay tiempo” para crear o actualizar el documento que define la creación de producto en tu empresa.
Espero haber podido hacer llegar el mensaje de que en realidad este tiempo que dedicas al documento de creación de producto será tiempo bien invertido, ya que te permitirá analizar que partes del proceso necesitan revisión y te permitirá evolucionar cómo se hace producto en tu empresa sin generar caos.
También espero que después de leer este artículo te des cuenta de que “no hay tiempo que perder” para hacer o revisar tu cuaderno de bitácora de creación de producto.