Humildes consejos para que tus reuniones sean más efectivas

Las reuniones pueden ser un momento de grandes decisiones, o un momento de gran frustración. Veamos cómo podemos mejorar nuestras reuniones de forma sencilla y eficaz para que realmente sirvan

TL;DR

Las reuniones, si no están planificadas correctamente, pueden ser una pérdida de tiempo para todas las partes que participan.

El famoso guru de gestión de empresas, Peter Drucker, decia que las reuniones son en realidad el lugar donde se llevan a cabo concesiones en organizaciones deficientes.

También hay una frase sobre reuniones que dice lo siguiente: : “O nos reunimos o trabajamos, pero no podemos hacer las 2 cosas a la vez.”

Pareciera que a nadie le gustan las reuniones, que todos huimos de ellas. La realidad es que muchas reuniones no son necesarias, y la pregunta que surge es la siguiente:

¿Cuales son las reuniones necesarias y cuales no lo son?

Y para mi, en mi humilde opinión, las únicas reuniones necesarias son las reuniones en donde los equipos consiguen tomar decisiones, alinearse y salir con respuestas y acciones claras que los proyectos e iniciativas se muevan hacia adelante.

Y para que este propósito se cumpla, hay que tomar una serie de pasos antes, durante y después d las reuniones.

Estos pasos los debe tomar la persona que convoca la reunión, ya que es su responsabilidad que esta reunión cumpla el objetivo último, que es conseguir que las decisiones que tengan que tomarse se tomen.

En frameworks como Scrum las estructuras de toma de decisiones, formato y conclusiones está creada de antemano y por eso ha tenido tanto éxito en equipos de desarrollo.

Pero para los líderes de producto que necesitan alineamiento con otros departamentos fuera del equipo de desarrollo (como puede ser los equipos de legal, seguridad, cumplimiento, infraestructura o cualquier otro que necesites consultar en tu organización), las estructuras de scrum no funcionan.

Es por eso que hay que definir estructuras para este tipo de reuniones.

En este artículo explicaré lo que he aprendido desde la experiencia, libros y cursos para hacer que las reuniones sean efectivas.

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Acciones antes de la reunión

¿Porqué convocamos y qué queremos conseguir con la reunión?

En muchas ocasiones la persona que convoca tiene mucha claridad sobre porqué convoca y qué quiere sacar de una reunión, pero con las prisas del día a día muchas veces estas razones no se comunican a las personas que son convocadas, o si se hace, no es de forma clara.

Es por eso que el primer paso antes de convocar una reunión es tener clara la razón por la que convocamos y también el resultado que queremos obtener de la reunión.

Y no sólo es importante tenerlo claro en la cabeza de la persona que convoca, sino que también es importante que esto se comparta en la convocatoria que mandemos.

Por eso es importante que esto se adjunte en la invitación de la agenda el objetivo de la reunión y las decisiones que se deben tomar en dicha reunión.

Esto permitirá que las personas tengan claro a lo que fueron convocadas y puedan ir con las ideas claras e incluso con el material necesario para tomar estas decisiones revisando de antemano.

Para que todo vaya rápido en una reunión también es importante que se adjunte en la invitación de la agenda cualquier otra información relevante para que todo el mundo esté bien preparado para la reunión.

En caso de que quieras que dicha información se lea antes de la reunión, tendrás que pedir esto a los participantes, y también acordarte de confirmar que esto se ha llevado a cabo antes de la reunión.

Y es que las reuniones eficaces deberían ser como cuando un coche de Formula 1 entra en boxes en donde se entra, se toman decisiones de la manera más rápida , y cuando se han tomado, se sigue con la acción.

Un ejemplo podría ser el siguiente:

• OBJETIVO: Revisar las dudas que nos surgen a nivel de seguridad en relación a la nueva funcionalidad que estamos definiendo (adjunto documento)

• DECISION A TOMAR: Confirmar que las medidas de seguridad definidas en la nueva funcionalidad son correctas, y entender si nos faltase algo que no hayamos tenido en cuenta.

• DOCUMENTOS ADJUNTOS: Adjunto un enlace a la definición de la funcionalidad. Os ruego por favor leed el documento antes de la reunión y dejad vuestros comentarios. Dicho esto, revisaremos el documento en la reunión.

Agenda y tiempo de la reunión

En este punto tendrás que pensar en la estructura de la reunión, que puntos vas a querer tratar en la reunión y también el tiempo que quieres dedicarle a cada punto.

En muchas ocasiones yo comparto los puntos y en mi cabeza tengo el tiempo que quiero dedicar a cada punto, y estos tiempos no los menciono en la reunión, pero si te sientes a gusto haciéndolo, también puedes compartir los tiempos en la agenda.

De hecho, añadir los tiempos ayudará a poner límites para cada toma de decisiones (o un análisis más profundo fuera de la reunión) y también permitirá revisar todos los puntos a tratar en el tiempo establecido para la reunión.

Ejemplo:

Agenda de la reunión

• Revisión del documento (15 minutos)

• Revisión de posibles problemas de seguridada (15 minutos)

• Conclusiones, siguientes pasos y cierre de reunión (15 minutos)

Personas convocadas a la reunión

Una vez se tiene claro el objetivo y resultados de la reunión así como la agenda, se necesita definir las personas que tienen que estar en la reunión.

Lo más importante de este punto es que el objetivo y los resultados que se esperan, así como las decisiones que se tengan que tomar en la reunión sean revisadas con las personas que tengan el cargo y la autoridad para tomar dichas decisiones.

En caso de que las personas que tienen el cargo y autoridad no puedan acudir es importante que hagas lo posible porque la persona que atienda en su lugar pueda tomar las decisiones que se discutan en la reunión en nombre de la persona que tiene la autoridad para tomar esa decisión, o que se comunique a dicha persona lo que se habló y se le añada en el resumen de las minutas de la reunión.

Durante la reunión

Revisar agenda y asistentes

En la reunión es importante revisar la agenda y también los asistentes que han sido convocados a la reunión.

Si se han hecho los deberes bien, las personas que puedan dar respuesta a las preguntas planteadas estarán en la reunión, pero si no es el caso, tendrás que contactar a esas personas para que se unan a la reunión.

En caso de que no se unan y esas personas necesiten ser parte de la toma de decisiones, lo deberías hacer es cancelar la reunión y reconvocarla cuando las personas que tengan estar puedan asistir.

Tomar notas para la minuta

Una vez confirmado que las personas que tienen que estar en la reunión están presentes, se debería selecionar una persona para tomar notas de la reunión y otra para gestionar el tiempo.

En muchas ocasiones yo mismo tomo notas y gestiono el tiempo, pero lo ideal es que sea una persona que no esté liderando la reunión, ya que quita presión a la persona que está llevando la reunión.

Una vez decidido quien tomara notas y quien gestionará el tiempo, se van viendo todos los puntos de la agenda con los tiempos definidos en la agenda.

Se tiene que poner especial énfasis en tomar nota de las decisiones que se estén tomando en la reunión.

Esto es importante porque durante la reunión cada persona puede que esté prestando más o menos atención a lo que se está discutiendo, o quizás interprete la conversación de una manera diferente.

¡Añade puntos de forma explícita a la minuta!

Hay decisiones importantes que se toman en la reunión y se tienen que añadir a las notas para que luego se compartan en las minutas.

Es buena práctica que, cuando una decisión se tome, podamos decir “¡Añádelo a la minuta!”, y así todo el mundo en la reunión saldrá seguro que ese punto importante que se acordó queda documentado.

Siguientes pasos

Muchas veces las reuniones sirven para tomar decisiones que permitirán seguir adelante con la iniciativa o proyecto que se esté discutiendo.

Es importante dar claridad sobre los siguientes pasos después de la reunión.

• Algunos de los siguientes pasos podrían ser documentar los acuerdos en la documentación del producto.

• En otras ocasiones las decisiones no se pueden tomar en la reunión ya que se necesita tiempo para análisis o investigación.

• En estos casos es importante definir un tiempo estimado de respuesta y poner una reunión o mail de seguimiento para esa fecha

Después de la reunión

Después de la reunión se tendrá mandará una minuta de la reunión.

En muchas ocasiones se manda la minuta de la reunión en un mail.

Mi recomendación es que en la propia documentación del proyecto se añadan las minutas de las reuniones. En plataformas como Confluence, Notion o Coda se puede documentar una minuta usando plantillas predeterminadas que luego los participantes podrán acceder y añadir comentarios.

Esto necesita alineamiento y acceso por parte de los participantes para acceder a la plataforma, revisar las minutas y confirmar que lo que las minutas describen es lo que se habló en la reunión.

Idealmente también se pondrán enlaces a la documentación del proyecto para que cualquiera que quiera pueda revisarla y poner contexto a la reunión.

Ejemplo:

• En el punto de seguridad número uno el equipo de seguridad ha dicho que deberíamos tomar las siguientes medidas:

  • Medida 1

  • Medida 2

• Además el equipo de seguridad necesita analizar el punto 2 discutido y nos dará conclusiones en un plazo máximo de 2 semanas

• El equipo de producto actualizará los requisitos de seguridad para tenerlos en cuenta en la nueva iniciativa lanzada

• Por último, tendremos una reunión para revisar las conclusiones para el punto 2

El reloj TIM

Hay un mito en donde se decía que en las reuniones de Amazon se ponía un “TIM Clock”. Las siglas TIM hacen referencia a la frase “Time Is Money” (el tiempo es dinero) y definen bastante bien el propósito del reloj.

Para hacer uso del reloj, se debe añadir el número de personas que en una reunión y el salario medio de los empleados en la sala (que dicho de paso es bastante subjetivo), y el reloj calcula el coste aproximado de la reunión en tiempo real.

Si bien este reloj es un caso extremo, es bueno tener este modelo mental cuando convocamos una reunión nos puede ayudar a ser más cuidadosos con el tiempo del resto de compañeros, y nos dará razones para usar las técnicas que hemos comentado en este artículo.

Conclusiones

Como henmos visto en este artículo, para que una reunión sea efectiva, hay que definir el objetivo y las decisiones a tomar en la reunión, las personas que asistirán para ayudar, los puntos a tratar y compartir la documentación necesaria antes de la reuniín.

Admeás, en la reunión hay que tomar notas y gestionar el tiempo para poder cubrir todas las decisiones que tengan que tratar, y en caso de que las decisiones no puedan ser tomadas, definir un limite de tiempo para la toma de dichas decisiones.

Por último, se necesita compartir las conclusiones y decisiones de la reunión.

Si sigues estos pasos sencillos harás que tus reuniones sean más efectivas, se tomarán las deiciones que tengan que ser tomadas y no menos importante, conseguirás que los participantes de tus reuniones no salgan con la sensación de que tu reunión haya sido una perdido el tiempo.